ぺーパーレス会議

ペーパーレス会議で不便がないように

コスト削減は大切な意識ですが、それが社員に不具合を感じさせるような内容にしてはいけません。例えば営業活動の際に遠回りをしてでも交通費を減らせなどというお達しは、経費以上にモチベーションを下げさせます。こうした対策は、もはや愚策であると片づけても差し支えは無いでしょう。そこでどのようにして経費を節減するのかを考えたのですが、最も効果的なのはペーパーレスに努めるということなんですよね。ペーパーレスとは、文字通り紙を使用しないことを指します。現代はパソコンを利用した業務が一般化していますので、基本的には紙が無くても問題無いはずなのです。ところが、…

ペーパーレス化とペーパーレス会議

経費削減のためにペーパーレス化を推し進めている会社はたくさんあるかと思います。どのように取り組めばよいか、簡単なところから紹介していきます。まず第一に紙ではないとだめなもの以外は基本的に全部メールでやり取りをするようにします。会議もペーパーレスにし、「ペーパーレス会議」にしてみましょう。データは全てデータとして残しておくようにした方がIT化も進んでいる現代社会では、後から閲覧するにしても簡便ですし、経費削減にもつながります。例えば、給与明細書や源泉徴収所、会社内の稟議書もデータでやりとりをしていくような仕組み、ルールを設けるようにすることです。
資料の中にはどうしても印刷して残しておかなければならない台帳や個人情報等の書類もありますから全部はできませんが、出来るものからペーパーレス化に取り組みましょう。他には資料やファイルをネットワーク共有化することで、資料をみんなで閲覧することが出来るようになります。
同じ社内の人間ですので、セキュリティはそこまで気にしなくてもよいかと思いますし、不安であったらネットワーク、サーバーに詳しい人間に相談して行うと良いと思います。こうして共有化したファイルを閲覧しながら、会議をすすめることが出来るので、紙媒体で行っていた形式と同じ環境下でのペーパーレス会議が行うことが出来ます。ペーパーレス会議は様々な角度から見て、利点が多いです。